PowerPoint nella formazione

Una constatazione

Sempre più spesso, le aziende ci sollecitano per “dinamizzare” formazioni progettate internamente. La diagnosi è spesso la stessa:

• 120–150 diapositive per una giornata di formazione,
• il discorso del formatore scritto quasi parola per parola,
• testi lunghi, in caratteri piccoli,
• immagini poco comprensibili o puramente decorative,
• animazioni onnipresenti.

Tutto è quindi pensato per una lettura collettiva sullo schermo, dimenticando un principio fondamentale: una presentazione si presenta, non si legge.

Ciò è del tutto comprensibile, poiché PowerPoint offre numerosi vantaggi:

• creazione rapida di supporti visivi,
• facilità di modifica,
• condivisione semplice dei contenuti,
• standardizzazione dei messaggi.

Tanti elementi che seducono formatori, esperti di mestiere e manager. E quando uno strumento diventa confortevole, tende naturalmente a essere sovrautilizzato.

Purtroppo, in alcune aziende la parola “formazione” è diventata sinonimo di “PowerPoint”. Ora, un uso intensivo della presentazione porta meccanicamente a subire gli effetti perversi delle sue stesse qualità.

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I limiti di un uso intensivo

L’utilizzo delle diapositive non è neutro dal punto di vista cognitivo e pedagogico. Tra i principali limiti osservabili:

• La semplificazione eccessiva: il formato impone di riassumere, schematizzare, talvolta a scapito della reale complessità delle situazioni professionali.
• La frammentazione dei messaggi: quando ci si focalizza su punti specifici, la modalità presentazione fa perdere la visione d’insieme.
• La linearità del ragionamento: lo svolgimento impone un percorso unico, poco compatibile con gli scambi, le digressioni utili o i bisogni emergenti del gruppo.
• Il calo dell’attenzione: oltre 10–15 minuti di esposizione continua, la concentrazione diminuisce fortemente, fino a trasformare la présentations in un potente sonnifero!

Queste constatazioni sono oggi ampiamente confermate dai lavori nelle scienze cognitive e nella psicologia dell’apprendimento.

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E dal punto di vista della memorizzazione?

Le ricerche sulla memoria ne hanno mostrato da tempo i limiti. Con il concetto del 7±2, già nel 1956, George A. Miller metteva in evidenza la capacità ristretta della memoria di lavoro.

La memoria a breve termine (quella che tratta le informazioni immediate o provenienti dall’ambiente) è limitata nella capacità, molto fugace (pochi secondi), fortemente dipendente dal ritmo e dalla complessità delle informazioni presentate.

Un discorso troppo denso, troppo rapido o complesso viene quindi memorizzato in modo parziale, deformato o errato.

Il ritmo di scorrimento dei messaggi diventa allora un fattore critico, tanto più che ogni discente possiede il proprio ritmo di assimilazione.

Paradossalmente, in formazione, la memorizzazione pura dell’informazione è un falso problema. Gli specialisti della comunicazione ricordano che solo una piccola parte delle informazioni ricevute viene memorizzata in modo duraturo, anche di fronte ai migliori oratori.

L’apprendimento non corrisponde a un accumulo di informazioni, ma a una trasformazione dei modi di pensare e di agire. L’informazione è quindi un mezzo, mai un fine.

Un formatore che adotta esclusivamente una postura da conferenziere o da detentore del sapere, senza mettersi a disposizione dei discenti, avrà meccanicamente difficoltà a raggiungere veri obiettivi di apprendimento.

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Allora, le presentazioni sono inutili?

Certamente no.

La presentazione orale supportata da materiali visivi rientra nelle cosiddette pedagogie trasmissive, frontali o magistrali.

Questo modello pedagogico resta largamente dominante nella formazione e nell’insegnamento. Può essere efficace, ma a determinate condizioni.

Come ricordano numerosi pedagogisti: «il messaggio viene ascoltato solo se è atteso». Ciò presuppone che:

• formatore e discenti condividano quadri di riferimento,
• il vocabolario sia comune,
• le domande poste siano convergenti,
• il significato attribuito ai concetti sia condiviso.

Quando queste condizioni sono riunite, cosa che accade raramente, la presentazione è un ottimo mezzo per trasmettere molte informazioni in poco tempo. In caso contrario, diventa poco produttiva.

E concretamente, cosa si fa?

Il celebre adagio «Se l’unico strumento che hai è un martello, ogni problema assomiglia a un chiodo» riassume perfettamente la posta in gioco.

Non si tratta quindi di buttare i vostri PowerPoint nel cestino, ma di combinarli in modo intelligente con altre modalità pedagogiche al fine di: mantenere l’attenzione, stimolare la motivazione e favorire l’appropriazione dei messaggi.

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Esempio: una formazione sul management di team

J – 14: Preparazione a distanza

A seguito del capitolato realizzato con il committente, il formatore può inviare ai partecipanti un questionario individuale relativo a:

• le pratiche manageriali attuali,
• le difficoltà incontrate,
• le aspettative rispetto alla formazione.

NB: A seconda del contesto e dei profili dei partecipanti, un breve incontro in videoconferenza può costituire un’alternativa al questionario.

J – 7: Analisi e progettazione

L’analisi dei riscontri consente di:

• identificare il livello reale del gruppo,
• individuare i bisogni prioritari,
• costruire uno scenario pedagogico,
• produrre le attività e i supporti di animazione.

Giorno 0: Animazione in presenza

1. Scoperta

Dopo un’introduzione (2 o 3 diapositive massimo), messa in attività tramite un gioco da tavolo o un case study, al fine di:

• mobilitare le conoscenze esistenti,
• creare coinvolgimento,
• dare senso agli apporti successivi.

2. Approfondimento

Le diapositive possono servire qui a strutturare e approfondire quanto emerso in precedenza. Il formatore adatta il proprio discorso ai risultati dell’attività di scoperta, sorvola sugli acquisiti e insiste sulle aree di fragilità.

IMPORTANTE: Ogni 10–15 minuti gli stimoli devono variare con, ad esempio:

• esercizi con post-it / lavagna a fogli mobili,
• domande aperte,
• mappe mentali costruite collettivamente,
• video analizzati in gruppo,
• débâtit sui punti critici…

3. Integrazione

Lavoro in sottogruppi sulla trasposizione nella pratica professionale (motivazione, leadership, delega…). Questa fase consente sia l’ancoraggio sia la valutazione formativa.

NB: I quiz finali a scelta multipla mostrano qui i loro limiti: quando un messaggio è mal compreso, è già troppo tardi per correggere.

4. Rimediazione

Gli apporti vengono adattati in funzione dei bisogni identificati, al fine di consolidare i punti sensibili.

5. Dopo la formazione: prolungare l’apprendimento

Poiché l’apprendimento reale si costruisce nell’azione, in base ai mezzi disponibili, può essere prolungato tramite coaching sul campo, letture mirate o moduli e-learning.

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Una logica di pedagogia differenziata

Questo esempio illustra i principi della pedagogia differenziata, che consiste nel:

• suddividere la formazione in brevi sequenze,
• variare le modalità di apprendimento,
• adattare il ritmo e i contenuti ai livelli dei pubblici (spesso eterogenei).

Al di là della dinamica di gruppo, la pedagogia differenziata costituisce oggi uno dei leve più efficaci per raggiungere obiettivi comuni con discenti dai profili diversi, che è la realtà di qualsiasi formazione aziendale.

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Conclusioni

PowerPoint può essere un alleato prezioso… a condizione di non diventare una stampella.

Quando viene utilizzato come supporto principale del discorso, rinchiude il formatore in una postura da esperto che espone, piuttosto che in quella di un facilitatore che fa apprendere.

Che sia formatore professionista o esperto di mestiere che interviene occasionalmente, l’animatore ha interesse a porsi una domanda semplice prima di ogni diapositiva: «Cosa faranno i discenti con questa informazione?»

Se la risposta è “ascoltare” o “leggere”, il potenziale pedagogico è limitato. Se la risposta è “riflettere”, “discutere”, “sperimentare”, allora PowerPoint svolge pienamente il suo ruolo di supporto all’apprendimento.

L’efficacia di una formazione dipende meno dalla qualità grafica delle slide che dalla qualità delle interazioni e delle situazioni di apprendimento proposte.

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Check-list: quando usare (o non usare) PowerPoint in formazione

Utilizzate PowerPoint quando:

• dovete strutturare un messaggio complesso o dare un quadro comune,
• sintetizzate ciò che è emerso da un’attività o da uno scambio,
• illustrate un concetto con uno schema chiaro o un’immagine significativa,
• desiderate conservare una traccia visiva minima e condivisa,
• controllate il ritmo e lasciate spazio all’interazione.

Evitate PowerPoint quando:

• le diapositive contengono testi lunghi da leggere,
• il supporto duplica parola per parola il vostro discorso,
• l’attenzione dei discenti è già sollecitata da altre attività,
• la presentazione diventa un fine in sé piuttosto che un vero mezzo.

Buone pratiche chiave:

• un’idea chiave per diapositiva,
• un visuale al servizio del senso, non della decorazione,
• sequenze di proiezione brevi (10–15 minuti massimo),
• un’alternanza sistematica con altre attività,
• un formatore che può continuare… anche senza le sue slide.

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Riferimenti

• John Sweller – Cognitive Load Theory.
• Richard E. Mayer – Multimedia Learning.
• Edward Tufte – The Cognitive Style of PowerPoint.
• Donald Clark – Learning Design e blended learning.
• OCSE – Rapporti sull’apprendimento degli adulti e la formazione lungo tutto l’arco della vita.